子不语Rex
05月29日
第一章 | 初识金数据：表单与收集
| 本文为付费栏目文章，您已订阅，可阅读全文 |
金数据作为一个表单工具，最本质的功能是用作数据收集的收集系统。在此基础上，还可以通过应用中心、第三方工具集成、API 等方式，打通数据收集前后阶段的流程，形成一套完整的业务系统。在这一篇当中，我们就先从收集系统入手，快速了解金数据的基础使用方式。
什么是表单？
在上一篇中提到了：
可以把表单理解成一个问卷，填表人通过回答问卷中的问题，完成数据的收集，最终导出一个 Excel 表格用作后续的数据处理工作。这里的每一个问题，实际上就是 Excel 表格中的字段，而你填写的问题答案，就生成了每个字段的值。
以「文化衫尺码收集」这个表单为例，实际上，我们就是在创建这个包含三个问题的问卷。例如，「你所在的部门是？」是一个典型的单选题，我们就从左侧添加一个「单项选择」字段，并在右侧预先设置好所有的选项。把这些问题都设置好以后，你就可以把表单发布出去收集数据了。
创建「尺码信息收集」的表单
不过，在上一章中我们也提到了，金数据的强大之处正在于其灵活性和可玩性，但这样的特点也有着相应的负面影响：复杂性。
无论是从上面的截图，还是你自己初次上手把玩，都可能会发现由于用户可选择配置或自定义的东西非常之多，初次接触金数据时，往往会觉得信息量过大、功能过于复杂，从而有一定的迷失感。因此，接下来本章将先从大的框架方面帮你厘清金数据的核心逻辑，并挑选一些最经典的数据收集使用场景介绍，最后再讨论如何将现有的工作流切换到金数据上来。
你在自己试用时，为了应对使用初期的这种复杂性，也可以秉承一个原则：你想要实现什么，再去寻找对应的功能支持，而不是看到一个功能，尝试着理解它可以做到什么。
一张表单的生命周期和组成元素
在金数据中，一切都是围绕表单展开的。表单是金数据的核心，一张表单之于金数据，就像一条笔记之于印象笔记，一项任务之于 OmniFocus。要厘清金数据的核心逻辑，我们可以从两个维度来理解表单，其一是表单的生命周期，其二是表单的组成元素。
一个表单的生命周期
在金数据中，点击进入任何一个表单，都可以看到七个子模块，分别是概述、编辑、规则、设置、发布、数据、报表。乍看起来，每个模块点进去又有各种各样的选项，让人应接不暇。其实，这些模块的功能对应着表单不同的生命周期。除了概述是总览性质的总结之外，其余模块其实对应着「设计表单 → 分发表单 → 收集到的数据」三个阶段。
金数据模块和表单生命周期的对应关系
1. 设计表单
编辑、规则与设置三个模块都是设计表单的过程。设计表单字段、可选项，添加表单的说明文字与描述，美化表单的展示样式，设置表单的各种逻辑规则，都是在这三个模块中完成的。这三个模块也是金数据最核心的功能所在，先不要着急，在下一小节中我们将更深入地了解这三个模块。
2. 分发表单
表单设计完成后，自然需要将表单分发到填写用户的手上。从名字中你也猜到了，这是「发布」模块的功能。在发布当中，金数据提供了四个选项，依次是表单网址、表单嵌入、表单推广、表单打印。
发布模块下的四个主要选项卡
这里实际提供了两类功能：第一类是决定表单的存在形式，第二类则是表单的推广渠道与相关统计。
就存在形式来说，最明显的分类显然是纸质表单和电子表单。如果你想要纸质表单，用于线下的分发，直接进入「表单打印」。值得一提的是，金数据并不是简单地把表单网页打印出来，而是针对纸质版本，对排版和控件样式进行了专门的优化，更像一张纸的感觉。
左图为表单在 PC 等电子设备上的样式，右图为打印为纸质版本的样式
当然，绝大多数时候我们需要的其实是电子表单，它的本质存在就是一个 URL 链接。
每一个表单都有一个唯一的链接
然而，这个链接可以有各种不同的展现形式，例如将链接转换成一个二维码，你可以添加在宣传海报上，在朋友圈或公众号中发布图片传播。它也可以变成网页上的悬浮按钮，或直接嵌入到现成的网页上，金数据都已经准备好了现成的代码，只需要复制后交给前端同学，插入到现成的网页上就可以。
金数据支持将表单嵌入现有的网页
除此之外，金数据还提供了推广投放、微信分享预览、来源渠道统计等功能，这些都将在之后的章节中具体介绍。
3. 收集到的数据
最后，自然是表单发布后收集到的数据了。「数据」和「报表」两个模块都是做这个的。
「数据」其实相当于一个简易版的在线 Excel，你可以看到所有提交上来的表单数据，并进行类似在 Excel 中的排序、筛选、搜索等操作，也可以在这里将数据导出为 Excel 文件，以进行更复杂的处理。
数据模块中，可以查看到所有收集到的信息
「报告」模块则提供了最基础的数据可视化，针对选项型问题，金数据自动帮你生成了相应的条形图或柱形图，在右侧列出了每个选项的汇总人数与所占比例。针对数值型问题，金数据帮你算好了求和、平均值、最大/最小值。而针对地域类的信息，金数据还可以直接一步到位，生成地理位置的分布图。
报表模块对收集到的信息进行了简单的可视化统计
虽然「数据」和「报表」两个模块中的许多功能，自己下载导出成 Excel 后同样可以做到，但金数据将最常用的一些功能和统计维度，直接展示出来，免去了需要自行导出处理的麻烦。
现在，你应该对金数据的功能分布与核心逻辑有了基本的了解，这几个模块其实对应着表单的三个生命周期，即「设计表单 → 分发表单 → 收集到的数据」。下面，让我们更细节地来看一看设计表单这个环节。
一个表单的组成元素
上一节中提到了，「编辑」、「规则」与「设置」三个模块都是用于设计表单的。这三个模块，实际上管理的是表单的三大基本组成元素：字段、样式、规则（请读者注意，金数据的表单亦有一个模块称为「规则」，但实际上，金数据的「规则」模块只是「规则」这个组成元素的一个子集，如无特殊说明，下文中提到的所有规则，都指代表单的基本组成元素）。
表单三元素，即字段、样式、规则，和金数据中的三个模块「编辑、规则、设置」并不是一一对应的关系。出于一些设计和操作的考量，三元素有时候会混搭在一处进行设置，有时又分散在不同的模块里。但是，在理解表单的实质时，三元素的划分更容易理解，你在使用金数据一段时间后，自然会找到三元素与三个模块间的映射关系。
1. 字段：表单的最小单元
字段是组成表单的最小单元，一个表单就是由若干个字段组成的。在上一章中我们提到过，你可以把一个字段理解成表单中的一个问题，而用户填写的答案就是这个字段的值。
在金数据中，一共提供了 27 种不同类型的字段，涵盖了文字、图片、选项、日期、评分、商品等等。当然，还有一部分字段实际上是页面的元素，如分页、描述等，金数据将它们统一都称为字段。在金数据的帮助页面上，有针对每一种字段类型的介绍，在本文中我们就不再多费笔墨。在下一节中，我们会介绍几个典型场景，如何用好字段的各种规则设置，来更好地满足数据收集的场景。
左边栏是金数据提供的 27 种字段类型
2. 样式：表单长什么样
样式可以让你自行修改表单的展现形式。它的控制度体现在两个层面：字段本身、表单整体。
2.1 字段本身的样式
对于每个字段本身，你都拥有一定程度的控制权。例如，你可以决定选项题的选项排列，是纵向还是横向展示。针对评分题，你可以选择评分外观是 ⭐️ 还是 ❤️。针对提交按钮，你可以自定义它的颜色、大小、边框以及按钮文字内容，比如 Uber 在使用金数据时，就将毫无生气的「提交」改成了具有品牌特色的「推个 U」。
右边栏可以设置字段的展示形式与样式
2.2 表单整体的样式
对于表单整体，你可以控制页面背景、页眉、标题等属性。例如，你可以将顶部大图替换成具有公司品牌色彩的图片，将背景颜色修改为公司的品牌色系。
右边栏可切换到表单样式，编辑背景、宽度等表单整体样式
3. 规则：对用户的操作和输入如何作出反馈
字段和样式是显形可见的，规则则是对用户不可见的，它们就像一个表单遵循的法则，当面对用户的不同操作和输入时，下令表单如何作出反馈。这里的规则，实际上有三个层面：字段本身、字段之间、表单整体。
3.1 字段本身的规则
字段本身的规则，往往在编辑某个具体字段时，于右侧一起设置。例如，在编辑「多项选择」类型的字段时，右侧可以定义，是否为必填项，用户最多能选几个最爱地区/国家的电影，最少则必须选几个。
选中某个字段，右边栏提供了该字段的规则设置
3.2 字段之间的规则
你肯定填写过这样的表单，在做用户满意度调查时，如果你选择「非常满意」则可以直接提交表单，而如果你选择「非常不满意」，这时候页面上突然会新加入一个问题，询问你具体的投诉内容。
字段之间的规则，解决的就是这个问题，使得表单可以做到「千人千面」，针对用户不同的输入和选择，修改问题的展示。在金数据的「规则 - 字段规则」模块中，可以设置「若问题 A 选择某个特定选项，再展示问题 X，否则问题 X 默认是隐藏的」。
以刚刚的场景为例，在用户满意度调查时，你可以设置仅当用户选择了「非常不满意」，才显示「您为什么感到非常不满意」的字段。
规则模块下，可以设置字段之间的规则
3.3 表单整体的规则
在「规则 - 跳转设置」和「设置」模块中，有许多针对表单整体的规则。如是否可以重复填写，设定开启/停止数据收集的时间段，是否有人填表时通过微信或邮件自动提醒等等。在后面的章节中，会有针对性的具体使用场景介绍。
这些数据收集场景，可以这样设计问卷
对金数据的整体结构有了基本的了解后，接下来就来看看，这些数据收集的场景，如何可以利用金数据巧妙地完成。这些场景自然不可能穷尽所有的案例，更多是抛砖引玉之用，你可以结合自己的工作流，做到举一反三。再次强调一下在前文中提到的原则：不要先去研究每个功能可以做什么，而是看你需要满足什么需求，这个工具是否能找到匹配的功能支持。
直观的装修方案选择
俗话说一图胜千言，许多时候用文字说不清楚的事，上图片就一目了然了。例如，装修公司在前期客户沟通阶段，希望了解客户的装修风格偏好，就可以在表单中添加「图片多选」字段，直接把不同的装修设计方案展现出来，让用户有直观的感受。
在表单中展示「图片多选」类型的字段
销售人员拜访打卡
销售地推人员每天要去拜访客户，作为公司的管理者，如何监督管理有效拜访，确保销售人员实地拜访？这时候就可以让销售人员现场使用金数据打卡，留存位置记录。
这种表单字段的规则设置，有两个要点：
其一，日期作为必不可少的字段，为了减少销售人员的填写工作量，可以将默认值设为「填写当天」；
在表单中插入日期字段，并设置默认值为「填写当天」
其二，为防止销售人员舞弊，地理位置字段不应该勾选「允许填写者在手机上自行标注位置」。
防止打卡作弊，可以关闭「允许填写者在手机上自行标注位置」
所有打卡的位置数据，作为管理人员，还可以统一在「报表」模块中查看金数据自动生成的地图记录点。
报表模块中可按地图查看收集到数据的位置分布
可上传简历的求职者意向报名
HR 人员在做招聘时，传统的方式是留下一个邮箱地址，让求职人员自行发送应聘邮件。不过，有些人往往在邮件或简历中没有写明自己的应聘岗位，需要 HR 来回沟通。另外一方面，HR 在管理招聘进度时，也需要额外将邮件中的求职记录转移到其它工具中，以标注求职者的招聘状态（已电话沟通、已面试、已发 Offer、不予考虑）。
许多 HR 也曾尝试转换到使用表单工具，但无奈许多表单工具不支持上传简历，而简历的制作、排版都可以从某种程度上反映出求职者的综合素养，这使 HR 要求求职者仍然需要通过别的渠道发送，又增加了整理的成本。
现在，这些痛点都可以用金数据来解决。
对于简历来说，金数据支持「上传文件」类型的字段，HR 可以让求职者在表单中填写一些基本信息后，直接在表单中一起把简历传上来，之后在「数据」模块中，HR 可以下载单个简历，或批量打包下载某个时间段内的简历，所有的简历文件名，会以「数据序号_字段序号_原始文件名」自动命名。
添加「上传文件」字段
批量下载收集到的简历附件
而招聘进度的管理，现在也可以统一在金数据中完成，不需要额外再另建一个表格管理。你只需要建立一个「招聘状态」的字段，并将该字段设置为「设置隐藏」。这样，填写人在表单上不会看到它，而你可以在「数据」模块的源数据中，根据招聘进度，修改这个招聘状态的值，到底是已经不予考虑，还是已经电话面试过了。
添加隐藏的招聘状态字段，方便人事内部管理每位候选人的招聘状态
实时给出价格的车险报价单
用户想要了解保险产品的价格时，有没有办法不需要人工介入的情况下，快速给出客户一个报价？金数据就可以做到这一点，只需要在表单中加入「计算」类型的字段（仅面向企业版协作版及以上开放），这样，当用户填写一些相关的基本信息后，金数据就可以根据这些值进行实时的计算，在页面上显示相应的价格。
在车险报价单中填入相关信息，会自动算出保费
限制人数的活动报名
许多情景下，提供的选项名额是有限的。如会议报名中的参会资格，试吃活动的剩余名额，自驾游的活动人数……如何避免过多的人报名，从而出现超卖超售的情况？一种方法是停止表单的数据收集，但需要有人时刻盯着，不能做到及时停止。
为了解决这个场景遇到的问题，金数据提供了选项名额的功能，可以限制每个选项最多可供多少人选择。如果是周期性的活动，如每周固定举行的读书会，还可以设置选项名额的重置时间，彻底省去了每次人工调整的麻烦。
在设计活动报名类的表单时，为选项添加名额限制
互联网运营及时处理不满意用户的投诉
在上文中，提到了一个用户满意度的案例。如果用户选择了「非常不满意」，那么再追问他具体的投诉是什么。
但显然，面对极端不满的用户，应该更快地及时处理，了解用户遇到的问题。金数据在「规则」模块中提供了一个叫做「跳转规则」的功能，针对单项选择，下拉框或图片单选类型的字段，可以实现「若问题 A 选择某个特定选项，则在提交问卷后，自动跳转到网址 X」。这样，当用户选择了「非常不满意」并提交表单后，与其展示常规的填写结束页面，现在用户将直接进入到在线联系客服的页面，由运营立即跟进处理。你可以在体验表单中，选择「非常不满意」后提交试试。
基于这个功能，其实还能衍生出许多玩法。例如，可以将表单制作成一个心理测试问卷，根据用户的不同选择，最终跳转到不同的心理测试结果页。又或者，在付费调研问卷中，将免费用户跳转到低价款的付费套餐，将已经付费的用户跳转到高一档的付费介绍套餐。
用户选择对服务非常不满意时，提交表单后，自动跳转到客服处理页面
前台扫码登记快递信息
现在许多公司前台都提供了寄送快递服务，只需要领取快递单并交费后，在 OA 系统中提交自己的寄件信息，前台就可以帮忙寄出快递。不过，每次都要手动录入快递单号，那么长一串数字很容易输错，导致前台找不到相应的快递单。
金数据可以调用微信的扫一扫，将条形码自动填入快递单号当中。你只需要在编辑字段时勾选「微信扫码录入」，就可以在填写表单时，调起微信的扫一扫。事实上，只要是条形码，都可以通过这种方式识别，你还可以用它来录入图书 ISBN 信息、盘点带条形码的固定资产、扫码记录商品进货记录等。
开启「微信扫码录入」
开启「微信扫码录入」后，支持调起微信扫一扫功能输入二维码或条形码
从现有的工作流切换到金数据
看了这些场景介绍之后，相信你已经发现了，金数据的灵活性与可玩性，再一次从中得到了展现。这些零散的小功能和规则定义组装在一起，可以实现这么多样化的数据收集需求。
现在，你可以盘点一下自己的工作流，有哪些可以利用金数据更高效地完成。另一方面，当你准备从现有工作流向金数据切换时，这两件事可能会对你有所帮助。
用现有的 Excel 创建表单并迁移数据
打算把原有通过 Excel 填写的报销单、请假单、出差申请单都迁移到金数据？一种方法，可以搜索金数据中是否已经存在相应的模板，通过模板创建后再根据公司的需求做出修改。另一种方法，则是如果你已经有现成的 Excel 模板，不妨也可以直接试试「从 Excel 创建表单」。
以现有的 Excel 表格为模板创建表单
导入 Excel 表格后，金数据会将表格的每一列列首，识别为相应的字段标题，你只需要选择相应的数据类型就可以了。需要注意的是，如果导入的信息中含有手机号码或邮箱地址的信息，一定要在对应的数据类型中选择手机/邮箱。下一章中会讲到，只有这样，才能够利用金数据作为一个通知系统，自动向手机或邮箱发送通知。
对 Excel 导入的列，选择对应的数据类型
这种做法还有一个好处，可以把你原来 Excel 表格中留有的数据，一并导入到金数据当中。例如，前一节中提到的前台维护的快递寄件信息，就可以把所有的历史寄件记录，也一并导入到金数据当中。
用好表单关联，节省所有人的时间
在许多情境下，同一个人会多次填写你准备好的表单。例如，公司内部的员工，既有可能填出差申请单，也有可能填报销单。这样的表单，我们肯定要知道是谁填写的，然而，每次让填表人反复输入自己的姓名、工号或手机号信息，这件事情也非常傻。就像网站有注册登录一样，按理来说，同一个人第一次留下这些信息后，之后就应该无须每次重复输入了。
另外一个场景，是不同表单中会反复出现的固定选项。例如，如果你管理着上百家连锁的美容店，不管是收集客户的服务反馈，还是登记新入职员工的工作门店，都需要填表人在表单中选择自己所在的门店。显然，如果每新建一个表单，都要创建一个问题，手动输入一百多个门店选项，这个工作非常反人类。虽然金数据提供了选项的批量添加，你可以把这一百多家门店的名称一次性按行粘入，但这仍然会创造第二个问题：一旦门店有增减，你必须修改每一个表格的数据。
针对这些问题，金数据提供了「表单关联」功能。你可以创建一个问题，它对于用户最终展现的形式，其实就是一个单项选择题。不同的是，提供的选项并不是由你输入的，而是直接引用于另一个表单中的源数据。
以公司内部的员工信息为例，管理员只需要维护一份最新的「表单 A：员工信息登记」，其中包含了所有在职员工的姓名、工号、手机号等信息。当创建「表单 B：员工出差申请」时，你只需要加入「表单关联」字段，将其关联到表单 A 的姓名字段，所有填表人在提交出差申请人，就不用重复输入自己的姓名、工号等信息，直接从申请人一栏中选择即可。
添加表单关联字段，可以让填表人从另一表单中引用源数据
通过这样的方式，一方面方便了填表人的输入，另一方面也使管理人员更容易维护表单，只需要保证源数据是最新的，任何使用「表单关联」工具引用了源数据的表单，都会自动更新选项。类似的，这个功能不仅仅可以维护员工信息，还可以用来维护门店信息、供应商信息、客户信息等等。
完成这两步操作后，你就可以试着将原来各种数据收集的工作，切换到金数据来更高效地进行了。
在下一章中，我们将认识到，金数据除了上面提到的收集系统之外，还可以轻松搭建出一套轻量的业务系统，承担起数据查询、文档制作、报名交费等各种业务。
上一期
下一期
精选评论（0） 我的评论