少数派编辑部
2017年11月26日
如何开一个高效率的会议 | 读者反馈 013
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这一周的讨论的话题是「如何开一个高效率的会议」，相信大家不管是在公司部门里，还是学校社团内，都免不了开会的情景。@子不语 已经在这周的效率思维中分享了他对于高效率会议的看法，以及保持高效率的原则和技巧。
接下来我们来看一下读者们的看法：
@北斗神锤：说到工作就会说到开会这个事情，说太多了道理谁都会讲，然而并没有什么实质性的改变发生。
先说一个我觉得还不错的开会方式，是我上一家公司。产品部门每周例会，大约 15 人参会：
- 其中有一个项目经理，开会前一两天会单独和每个与会人员沟通这次会议需要讨论的事项，一般会过滤掉一些比较独立和个人的事项，最后会有一张按人排好的表并在会前发给大家。
- 开会时主管会先说一两句，然后就按表来开始讨论事情，如果某个议题讨论时间过长，项目经理也会适当提醒或阻止。没到你的时候或者你觉得和自己关系不大的时候，就可以处理点其它事情，因为已经提前给你表了，自己安排时间也更自由一些。
- 项目经理会做会议记录，会后发给大家。
- 总体上是比较依赖有一个专门管开会的项目经理，个人总是没法严格按照要求来执行。
说回开会这个事情，对你来说可能是浪费时间效率低下，但对主管、团队来说不是这样，这大概是开会问题的主要矛盾点。而且很多时候正是由于普通员工对待开会比较消极，才导致开会无法高效起来，一些方法论也无法推行。我们普通员工奢求不了那么多，但可以调整好心态安排好自己的时间，毕竟严格来说开会也是工作的一部分。
@Clear：在我身边的人，不管是朋友、亲人还是同学等等，只要一提到开会，马上就会透露出一副「生无可恋」的表情（当然也包括我）。小到队伍讨论，大到正式会议，似乎人们都在惧怕会议。这就像在 Mac 上用 Office 一样，虽然痛苦，但必须面对。归根到底还是现在的大部分领导人不知道怎么去开会，开会时应该说些什么，怎么才能调动起会议的积极性。其实把这些理好了问题也就解决了。不过在我经历过的会议中，把这些问题做到位的领导人屈指可数，大部分都是在说空话、套话，能落到实处并且让人感到愉悦的东西一个都没有碰到过。我估计这就是很多人为什么会讨厌开会的原因了吧。
@常想一二：我们社团开会地点就比较随意，因为没有专门的地方，所以一般都是找一个室外的咖啡厅，或者就是在麦当劳肯德基等地方（我们也比较开心。每次开会都有点点小东西可以蹭蹭，吃的喝的都有……但是现在我当上社长以后，就感觉这样下去钱包要亏空了）。开会的形式也比较一般，大家吃吃喝喝，听着社长分配任务，有啥不懂的就直接提了，人比较少，关系也不错，所以其实还是觉得这样挺好挺方便，效率也不差。
而在班级里，有的时候开班会或者班委会，大家平常可能交集不是太多，对彼此也不太熟悉。最开始采用的是线上会议的形式，后来放弃了，因为总有的人不在线，事后有问题了可以直接说「啊，不好意思我没看到。」这就让大家很恼火，后来就只能大家下课以后，找间空教室，好好坐下来面对面的一项一项把事情安排好。下课以后也是难得的可以把大家都找齐的时间了。
由于现在还只是个普通大学生，所以接触的都是这样比较随意的会议。好像周围的人也没怎么提过，怎么把会开好，怎么开才是效率最高的。很期待以后在职场上的会议，相信那比现在同学之间，老师与我们之间的会议要更系统有效都得多。
@inclued：开会议的话，最重要的一点就是要明确目标，什么是明确目标？就是知道在聊该做什么。
开会往往最具生产力的的时刻不是在会议室里面。而是在之前之后。
开会提前先发邮件要讨论的内容。开会中讨论目的的实现需要的配合。开会后，再小团体合作分工完成事项。要是大家开会的时候都能站着，基本会议不会太久。对了开会的环境，不要有不相干的人在做其他的事。
另外有一点很重要，允许不参加会议，不过分配了任务，或者出了错，请别哔哔。
@Nettrik：某高校科研人员来分享下我们团队的会议经验。对于科研人员而言，除开各种学术会议，开得最多的就是团队内部的讨论会议，这种会议可能是关于某个/些具体目标的（如科研项目进展交流、本硕博士生答辩等），也可能是针对某个/些科学问题的，对于这种类型的会议，我们团队秉承如下原则：
- 尽量精简：个人认为这是高效会议的基础，这里的精简包括会议次数、会议时间、参会人数、会议主题等各方面，众多的会议次数、冗长无趣的会议是怎么样也高效不起来的。我们团队总人数约 60 人，大的研究方向 3 个，每次会议的主题有且只有一个，参会人员只要求与当次会议研究相关的人员参加，每月的会议次数不超过 2 次。
- 提前准备：每次会议之前半个月到 1 个月，BOSS 会在 TIM 上通知会议主题，汇报人员，时间地点等信息，汇报人员将会议信息写进群公告，方便相关人员及时参会。汇报人员有足够的时间充分准备会议上所需的材料（包含相关硬件与软件），这样做的好处是责任明确 + 工作量分散， 不会出现会议时相关准备没搞定，也不会出现总是那几个人在忙会议相关硬件准备。
- 充分讨论：讨论是会议最重要的一环，而讨论最重要的就是就事论事。就事论事很重要的一点就是讨论方向针对主题本身，非必要的扩展都不要扩展，另一点就是在讨论时抛开会议之外的东西，比如讨论者身份，在我们团队，在有充分论据支持的情况下，本科生都可以在会上否定 BOSS 的观点。
- 目标明确：每次会议结束之前，相关研究方向的负责人会对会议进行总结，并确定好下一步工作的目标，分配好相关任务，并确定好下一次会议的大致时间，分配到任务的人员在会后的一段时间需要按照会议分配做好相关工作。
@redament：提高会议效率看似是一件容易的事，但实际上建立在公司的硬件、员工素质、综合环境的基础上的。
如果公司没有不同类型的会议场所而只有统一的传统会议室，那么想要在轻松地头脑风暴自然无从谈起。
即便在会前发送了相关材料，与会人员只是简单的应付一下而不是认真查阅，会议时就不得不再另外花时间从头介绍。
我们从小受到的教育都是把文章写到 xxx 字，而不是在 xxx 字的范围内把意思表达清楚，言简意赅的表达能力是当今职场上的稀有属性。想要每个与会人员能把自己的发言时间控制在 5-10 分钟内，自然也是一件难事。
另外，工作过的朋友都应该体会得到，会议的时间、性质和议程能在会议前一天被确定实际上是一种奢望。不少情况下，与会人多是在开会 15 分钟前被领导要求参加一个闻所未闻的会议，会议开始后再发现其内容和自己甚至部门的工作少有关系也是常事。想象一下，当会议室里的人都不知道各自来开的是什么会，开会的目的是什么，而会议议题的决策者又不在现场时，其实需要改善的已经不是会议本身，而更应该是公司的环境。
@大Q：自己团队因为是远程团队，会议上经过一些坎坷，现在的处理方式是 zoom 或者微信，会前有输入：必须要有结果的讨论项，发散讨论项；会议时间尽可能在会议前有规划，某个话题的时间分布有计划。
输出：结论该放到 todo 的进 Trello 看板，涉及的参考资料进收集看板，大家都做会议笔记，最后综合一下。
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