子不语Rex
2017年12月06日
如何高效地管理邮箱的收件箱？| 效率思维
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邮件是互联网诞生以来，生命力最顽强的应用之一。每一年，都有各种新型的服务和工具号称要替代邮件，然而，在正式的工作和生活中，邮件仍然是我们每天最频繁面对的东西。在职场上一天收到几十封，甚至上百封邮件，都是很常见的事情。面对这些邮件，如何去管理和整理它们，对提升你的工作效率、回顾工作内容、找历史资料等等，都有非常大的帮助。
没错，邮件作为一个在互联网时代成熟而古老的协议，似乎变化并不大。然而，我们管理邮件的方式，却在不断地随着技术环境的变革、理念和工具的升级，而发生着变化。这篇文章，我们就来简单回顾一下，人们管理邮件的方式是如何改变的，并且给出一套高效的 FEAST 收件箱管理法则。
邮件管理理念的三次升级
邮件管理的方式，一共有着三次实质性的变化。在讲述这些往事时，你会慢慢发现，技术和工具的变化都是外在的，真正改变的是，我们如何看待和使用邮件。只有循着这个脉落，你才会更深刻地体会，本文第二部分提到的现代邮件管理法则。
第一阶段：迫不得已，定期删除邮件
在 2000 年左右，那时候在国内最受欢迎的邮箱服务是 Tom 邮箱。这个在今天几乎已经被人遗忘的品牌，能在当年脱颖而出，凭借的是容量。在别的邮箱还是 10M 大小时，它率先推出了 100M 邮箱，随后又升级到了 1.5G，并支持 30M 的超大附件。
这个规格在今天看来不过稀松平常，然而，在那个邮箱空间容量捉襟见肘的年代，人们使用邮箱最重要的习惯，就是定期删除历史邮件，以腾出空间来接收新的邮件。
2004 年 Tom 邮箱的登录界面
第二阶段：邮件管理的主战场是收件箱
2004 年，Google 在愚人节推出了超大容量的 Gmail，终结了小容量邮箱时代。自那以后，各个邮件服务商都跟进推出了 1G 乃至无限容量的邮箱服务。人们的使用方式也不再被容量所限制，与其删除邮箱，越来越多的人开始试图保留所有的邮箱记录，并使用归档、标签、文件夹等功能把邮件分门别类地整理好。
在这个过程当中，最重要的一件事情，莫过于确认了收件箱（Inbox）的地位。Inbox Zero 的法则被迅速普及，人们发现管理邮箱，主战场就在于管理收件箱。如果收件箱里面一切都被清空了，意味着一切需要处理的工作也就完成了。
而进入移动端时代，收件箱的地位也被进一步确立。你会发现当前主流的邮件客户端，基本采取的设计思路，莫过于两路。在手机上，iOS 系统自带的邮件应用、QQ 邮箱等都采取了保守的设计方案，主界面展现和罗列所有的邮箱文件夹；而新一代的邮箱应用，如 Spark、Inbox、Airmail 等，则将首屏默认为收件箱（Inbox）。
左图为 QQ 邮箱，右图为 Inbox
第三阶段：像任务一样管理收件箱
2013 年，一款叫做 Mailbox 的邮件客户端发布，一时间需要排队等待邀请才能使用。它划时代地引入了手势操作，左滑完成归档，右滑稍后处理，把一封封邮件，当作一个个任务来对待。稍后处理则成为了邮件需要被关注的开始时间（Start Date）和截止时间（Due Date）。
尽管被 Dropbox 收购之后，Mailbox 便销声匿迹了，但是它带来的很多新的理念，成了现在邮件客户端的标配。像 Google 在 Gmail 客户端之外，还额外发布了一个下一代邮箱客户端，叫 Inbox，也是完全把邮件看作任务来设计的。
Mailbox 中的手势操作
用 FEAST 法则高效管理收件箱
邮件管理的主战场是收件箱，收件箱管理的核心理念是 Inbox Zero，而实践 Inbox Zero 的最佳方法，则是这套 FEAST 法则，把邮件当作任务来对待处理。
FEAST 法则实际上指的是针对收件箱的过滤（Filter）、弱化（Enfold）、归档（Archive）、延后（Snooze）、流转（Transfer）五个过程。其中，F 和 E 是前置性地让非任务类的邮件不出现在收件箱，而 A、S、T 则是后置性地处理收件箱当中的邮件。
需要注意的是，接下来的介绍，都是以 Google 的 Inbox 作为演示对象。虽然大多数现代化的邮箱 app 都能支持 FEAST 法则中的过滤、归档、延后和流转，但在弱化（Enfold）这方面，Inbox 提供了独一无二的体验，尽管其在流转方面稍弱一些。
过滤（Filter）：让非任务类的邮箱不出现在收件箱
既然我们要把收件箱当作一个收纳待办任务的盒子，那么就要确保，先把不是任务的邮件，过滤出去。什么样的邮件，算不上是任务呢？
最常见的一个场景，莫过于邮件订阅。少数派、知乎日报、Instapaper、The Information 等服务和站点，都提供了邮件订阅。在正常的工作中，我不希望这些邮件随时进入收件箱侵占我的注意力，相反，针对这些阅读类的订阅邮件，我更喜欢在晚上找一个统一的时间段，一起阅读并做进一步处理。那么，当我收到这一类邮件时，我希望它们不出现在收件箱，而是自动被分配到「待阅读」这个标签下，等我有空时再统一打开去看。
为了支持这个工作流，现在的邮箱服务一般都有过滤器、或者叫收信规则之类的功能，自动帮你完成这个过滤的工作。它相当于是一个自动条件设置，一旦一封邮件符合什么条件，就自动执行一个操作。在 Inbox 中，你可以设置各种各样的条件，如发件人、收件人、主题、内容包含、内容不包含等条件。在「待阅读」中，只要发件人来自少数派 Matrix 精选、Curiosity、Medium 精选等站点，邮件就会「跳过收件箱」，而直接留存在「待阅读」标签下。
事实上，如果你打开 Gmail 网页版，会看到更复杂而全能的过滤器规则，也可以使用更复杂的搜索运算符。比如说，我想找出所有知乎发给我，但非「知乎圆桌」相关的邮件，就可以使用 * 通配符，from: *@zhihu.com 表示所有来自知乎的邮件，同时，发件人又不是「知乎圆桌」，只需要使用排除符号 -，就可以将发件人名称中带有「圆桌」两字的邮件去掉。
弱化（Enfold）：只让重要的东西在收件箱里显眼
完成了第一步过滤（Filter），我把待阅读和信用卡账单，都排除在收件箱之外。然而，你肯定也会有些困惑，有些东西是否算作任务，并没有那么清晰的界定。例如，在用 GitHub，Slack 这样的服务时，一旦有人 @ 你，都会触发一封邮件提醒。这可能的确是你需要处理的事情，但是它们的时效性，或者说重要性不是那么高，而且这类服务往往也会通过别的渠道通知你，比如手机 app 的通知中心。这时候其实可以把它们看作相对不那么重要的任务，也就是低优先级的任务。
就像在 GTD 工具中我们试图区别对待不同优先级的任务一样，针对不同优先级的邮件，该如何差异化地在收件箱中区分主次呢？怎么将低优先级的邮件给弱化掉？
许多邮箱服务都试图解决这个问题，即在收件箱中，将重要的邮件和不那么重要的邮件，进一步区分开来。例如，Spark 中引入了 Smart Inbox，对邮件再分类为个人、通知、新闻等类别。
其实，Gmail 很早就做过相关的尝试，它的收件箱分为了主要、社交、推广、动态、论坛这五个类别。在网页版上，一个收件箱被分拆成了五个 Tab，后四个在实际意义上成为了和左侧标签同等地位的存在，只不过表现形式不同。
而在手机端的 Gmail 中，「主要」这个类别则成为了事实意义上的「收件箱」，你需要在左滑菜单中，才能进入其余四个类别，在表现形式和实际意义上，都与标签无异了。
在我看来，无论是 Spark 的 Smart Inbox，还是 Gmail 的类别，都没有很好地真正解决这一需求。首先，Smart Inbox 还是将每个类别的邮件，都无差别地显示在了收件箱当中，尽管被归类，却并没有被弱化。其次，无论是 Spark 还是 Gmail，这个类别都是事先定义的，作为用户无权修改。
在弱化（Enfold）这一点上，我认为 Inbox 采用的处理方式，可以称作最佳实践。它引入了「分类显示邮件」功能，在收件箱里面，它会把一系列邮件聚合起来，变成一个二级列表，你要点进去才能查看里面的邮件。注意，Bundle 不是一个文件夹，从层级上来说，这些邮件并没有离开你的收件箱，他们只是成为了收件箱中的二等公民。
这个做法一举解决了上面提到的两个痛点。
首先，这些被折叠的相对不重要的内容，依然保留在了收件箱内，但通过折叠收入二级页面的形式，削弱了它们的存在感。不要小看这一点，Gmail 的 app 中，你必须打开侧滑菜单才能切换和查看，等于这些邮件已经被过滤（Filter）了。而在 Inbox 中，被弱化的邮件在收件箱的一级页面内，至少还保留了未读提醒、计数和发件人。
其次，你可以自定义这些分类。Inbox 默认提供了行程、购物、财务、社交等分类，在这个基础上，我也可以将任意标签，设置为「在收件箱中分类显示邮件」。例如，我可以将所有 Gitlab 提醒的邮件放入相应的标签，并在收件箱中只展示一个汇总，点击到二级页面才能查看所有相关的邮件。最棒的是，我甚至还可以定义显示邮件分类的时间，与其每次收到新邮箱都出现，你有选择让它们每天或每周只出现一次。遗憾的是，这个出现的时间点，目前还不支持自定义。
归档（Archive）：滑动一下，完成任务
前两步过滤和弱化，将非任务类或弱任务类的邮件，都剔除出去了，这时候留在收件箱一级页面上的，都是需要你处理的邮件。
归档已经成为了现代邮箱 app 的标配，左滑一下，就像 Clear 中完成任务一样，一封邮件被归档即代表了完成。同时，回复、转发等操作，也会触发归档。
然而，如果这封邮件并不能立即回复，或者里面包含的内容无法马上开展，又或者邮件内容需要进一步细化成一个可执行的项目，就需要用到延后（Snooze）和流转（Transfer）。
延后（Snooze）：为任务设定开始时间
现代邮箱服务一般都具备了延后（Snooze）功能，在 Inbox 中，右滑一封邮件，就可以触发延后功能。一旦延后了某一封邮件，它们就会从「收件箱」列表暂时迁移到「已延后」列表，只有当设定的时间点到来时，它们才会自动回到收件箱。
例如，你在月末收到老板的邮件，想要你有空的时候整理好这个月的销售数据总结，但数据一般都要等到月初才能全部汇总完毕，你就可以把这封邮件延后到下个月的 3 号，再出现在收件箱里。
你可能想问，邮件的延后，在任务管理的角度来看，到底是当作开始时间还是截止时间用？其实从上面的例子你也可以看出，很难从严格意义上区分出这到底算开始时间还是截止时间。这是因为，大多数时候，完成归档（Archive）一封可执行的邮件，并不需要花费太长的时间，否则，它们就应该进入下一步，从邮箱中流转（Transfer）到相应的专业任务管理工具中。
流转（Transfer）：找到专业的工具做专业的事
有些邮件中的事情，不是回一下邮件就能完成的，它可能是一项大型的任务清单，需要你进一步的细化。那么这里说的流转其实包含了两层意思：
- 管理工具之间的流转：从邮件中把任务流转到专门的任务管理工具中，进行任务的拆分、细分。
- 人员间的流转：比如需要多个人配合完成，需要你转发这封邮件去指派任务。
例如，一次广告方案评审会后，你收到一封会议总结邮件，里面罗列了数十项大大小小要修改的要点。你作为创意部门的主管，这时候就需要把这封邮件中的内容，再流转到专业的任务管理工作中，拆分成一个个的小任务或者检查清单。同时，在任务管理工具中，你也可以记录相应的分派负责人，然后再去邮件中相应的事项下面，添加上 @ 某人的标注，最后把这封邮件转发给相关被 @ 的执行人。这样，你就完成了任务的细分和指派，在工具中和人员上完成了流转。
需要注意的是，Inbox 对向第三方工具的流转支持，并不尽如人意。在最新版的 Spark 中，已经集成了 OmniFocus、2Do、Todoist、Evernote 等一系列工具，支持一键将一封邮件，生成对应的事项或任务。而在 Inbox 的安卓版本中，甚至不支持系统级的分享。这样，你只能借助由第三方服务提供的功能，来曲线救国，例如 2Do 提供的 Email to 2Do。
以上，就是使用 FEAST 法则来高效管理你的邮箱收件箱。
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