【197】33周 04月19日 用 TextExpander 制作邮件回复模板 | 工作日志

用 TextExpander 制作邮件回复模板 | 工作日志

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需求

最近我们调整了 Workflow 定制栏目的回复方式，让每一位提交需求的读者都能得到回复，不管需求是否能实现，因此我自己也产生了大量的邮件发送需求。这些邮件有以下两个特点：
  1. 数量多；
  2. 邮件的大部分内容是固定的。
因此我开始寻找快速处理的方法，思路就是将邮件模板化，固定的内容用模板进行填充，变动的内容再手动输入。
这么做可能会减少跟读者之间交流的亲切感，但好处也很明显，处理效率更高，读者能更快地收到回复邮件，于我、于读者而言都是更好的处理方式。

设计模板

我们先来看一下普通的回复邮件长什么样子：

回复邮件
这封邮件由 5 部分组成：
  1. 邮件主题：固定内容；
  2. 邮件开头的称呼：读者 ID 为变量，其它为固定内容；
  3. 对读者需求的引用：第一句话固定，引用部分是变量；
  4. 能否实现以及方法：第一句话固定，其余部分是变量；
  5. 邮件结尾：固定内容。
可以看出，除了 1 和 5 是固定内容，2、3、4 都是由固定内容和变量组成。

实现方案

在实现模板输入这件事上，做得最好的工具是 TextExpander。TextExpander 有丰富的模板样式，在 macOS 平台提供了长期稳定的表现，同时还有 iOS 和 Windows 版本。如果你没用过 TextExpander，可以先看 Hum 写的《TextExpander 使用详解》。
下面我们来看 TextExpander 怎么实现邮件回复模板。

最终效果
操作步骤是：
  1. 复制 Workflow 需求；
  2. 点击读者邮箱并自动跳转到编写邮件界面；
  3. 输入 TextExpander 缩写并填入模板。
这个模板用到了特殊按键、单行填空、多行填空、选择预设内容填空、填入剪贴板、定位光标等技巧。最终模板内容如下图：

TextExpander 最终模板
下面我们根据邮件的 5 个组成部分，一一来介绍如何制作。

邮件主题

邮件主题是固定的，一般不需要变动。这部分的模板如下：
Power+ 专属：Workflow 定制需求回复%key:tab%%key:tab%%key:tab%
需要注意的是，在邮件客户端中（比如 macOS 自带），主题和正文不在同一个输入框中，因此通常填完主题之后，需要按下 Tab 键进行切换。这里就要用到 TextExpander 的特殊按键功能，通过工具栏上的「键盘图标」进行添加，选择「Tab」即可：

Tab 按键
我在这里按了三次 Tab 键，因为要依次切换到「发送邮箱、签名」，最后才到正文。如果你没有设置过多个签名的话，则可以少按一次。

邮件开头的称呼

这一部分只有读者的 ID 是变量，ID 一般不会太长，因此可以用单行填空来输入。
尊敬的 Power+ 读者 %filltext:name=读者 ID% 您好，
因为我有使用剪贴板管理工具的习惯，所以我会在开头的时候提前复制一次读者的 ID，然后通过剪贴板历史将 ID 粘贴到这个位置，无需再重复输入。

对读者需求的引用

读者需求引用的处理非常简单，直接调用剪贴板历史即可：
收到这份邮件是因为您在 Workflow 定制中提了这样一个需求：

%clipboard%|
你会注意到 TextExpander 的剪贴板参数 %clipboard 后面还跟了一个 %|，这个符号的作用是将光标定位到这里，目的是让我完整输入模板后，对这段文字加一个引用的样式（快捷键是 ⌘Command-'），效果如下图：

引用的样式
同样的，%clipboard 和 %| 都能通过工具栏填入：

剪贴板和定位光标

能否实现以及方法

这里分成两步操作，首先选择是否能够实现读者的需求，用到了选择预设内容填空功能，然后再用多行填空，输入实现的方法或者不能实现的原因：
%fillpopup:name=是否能实现？:default=您的 Workflow 需求可以实现：:您的 Workflow 需求无法实现：%

%fillarea:name=方法/原因:width=60%

选择预设内容填空、多行填空
其中，由于「方法/原因」部分文字较多，我将输入框的宽度调整到了 60，输入起来也相对宽敞一些。

邮件结尾

结尾部分基本是固定内容，其中因为需要提到 Workflow 定制的提交链接，所以我特地将 TextExpander 模板设为富文本，这样在输出到邮件中时读者也能方便点击。
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感谢您向 Power+ 提交 Workflow 定制需求，我们会根据需求的普适性以及简易程度来决定是否写成文章发在 Power+ 中。

另外也欢迎您向我们提出更多的 Workflow 定制需求，提交地址：https://jinshuju.net/f/rW8IdX

感谢您的支持，
少数派 Power+ 团队

总结

同类型的工具其实还有很多，比如 aText、Keyboard Maestro，甚至你也可以用系统自带的文本替换，或者随便一个剪贴板管理工具，都能实现重复输入的需求。但是，这些工具的问题在于，虽然能节省一些操作步骤，但不如 TextExpander 做得极致。因为 TextExpander 有多种模板样式，你既可以输入，也可以选择，还可以插入剪贴板，另外在添加模板的体验上，这些 App 也做得不如 TextExpander。
本文虽然是以一个非常具体的邮件模板为例，但其实大家可以将这种方法应用到其它地方，比如：
  • 开会时填写会议记录；
  • 开发者回复常见 App 问题；
  • 淘宝商家回复售后提问；
  • ……
重复输入其实是无处不在的，你只要留心观察，并找出哪些是固定的、哪些是变动的内容，就可以用 TextExpander 进行模板化输入，提升你的效率。
你有大量输入重复内容的经历吗？欢迎在评论中和我们分享。
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