Minja
05月15日
我为什么同时使用 4 个任务管理工具 | 工作日志
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我们都有自己趁手的任务管理工具工具。
可能和一些人不同的是，我的工具不只是一个，而是根据不同的情境和需求，选择了多个任务管理工具来解决问题。
对我来说，最重要的任务管理工具是 Mac 上的 TaskPaper，它最令我倾心的，是像 Drafts 那样兼顾了极简与强力。在纯文本的编辑界面下，有着能够处理各种复杂任务系统的能力。由于我的主要任务（写稿、编辑）也都是需要在电脑上完成的，TaskPaper 就成了我长期「悬挂」在电脑屏幕上的任务看板。
但 TaskPaper 也不是万能的，因此我同时还在使用其他 3 个任务管理工具，来应对各种使用情景。
这几个工具和各自的主要用途是：
- 电脑上的 TaskPaper：当日主要任务看板
- 电脑上的 Todoist：团队任务收件箱、任务联动中心
- iPad 上的 Slack：Power+ 群运营相关任务
- iPhone 上提醒事项：管理琐碎事务
这种把任务分开管理的方式能发挥每个工具的特长，最后保持了我工作、学习和私人生活的平衡。
TaskPaper：主要任务看板
视觉效果——也就是「颜值」——也是不少人喜欢上某个任务管理工具的重要原因。TaskPaper 最初吸引我的点，就在于它的显出效果出众——由于它可以被认为是一个能够自定主题的编辑器，所以我可以把整行任务都染上自己喜欢的颜色。
当然，视觉效果之外，TaskPaper 还支持自己编写脚本，我可以借此把它和 Todoist 结合起来。
因此，本小节主要分享两部分内容：
- 打造自定义界面的任务看板；
- 把 Todoist 任务自动导入 TaskPaper。
打造一目了然的任务看板
把任务导入 TaskPaper 的目的是为了更好的展示效果。我对于任务的视觉效果要求非常高，尤其是特定的颜色，我一看到它就不假思索地意识到这个任务的优先级、所属项目等信息。
具体我是这么做的：
- 用颜色区分优先级，如把紧急的任务设为红色、不紧急的任务设为淡灰色；
- 用颜色区分项目，通过颜色一眼看出当日各项目所占比重；
这些需求在 TaskPaper 里都可以通过配置文件实现，比如这样：
TaskPaper 颜色效果
我所需要做的就是修改 TaskPaper 主题配置文件（点击 菜单栏 - Window - StyleSheet - Open StyleSheet Folder），在其中的 .less 文件（可以通过 TaskPaper 直接打开）中加入如下代码：
# 自定义标签颜色
run[tag="data-P1"] {color: red;}
# 自定义带有某个标签的整条任务颜色
item[data-P1] {
> run[content] {
color: red;
}
}任务就能显示成你想要看到的颜色了。
这番配置的主要目的就是加强任务在视觉上的呈现效果。其他工作任务管理工具也有类似的功能，其实我在用的另一个工具 Todoist 就支持，但是它只能局部改变颜色，效果不如 TaskPaper 来得明显。
有些事后检查自己的时间管理记录，竟然发现自己每天要面对电脑将近 10 个小时，此时我就会很高兴自己选择了一个看得对眼的任务管理工具。
将 Todoist 任务自动导入 TaskPaper
Todoist 是我的另一个重要任务管理工具，用于接收团队任务。我写了一个脚本，可以把其中需要在电脑上完成的任务自动导入 TaskPaper，统一起来管理，而媒介就是邮件。
下面是演示效果：
每次收到任务邮件（Todoist 的邮件有固定的格式，用自动化工具很好识别），系统自带的 Mail 就会识别里面的任务，并执行一个脚本、把它添加到 TaskPaper 里，同时把刚才的邮件归档掉。
对了，Todoist 的邮件可能被识别为垃圾邮件，比如上周我一口气创建了十几个任务，Outlook 就很「积极」地把它们拦住了。为了不错过这些重要的任务邮件，我在 Outlook 的设置的「选项 - 电子邮件 - 垃圾电子邮件 - 安全收件人」中添加了 Todoist 的地址 notifications@todoist.com。
加入白名单
如果你也打算把电邮当任务收件箱，请不要忘了把重要的联系地址加入白名单。
Todoist：任务联动中心
介绍 TaskPaper 时我就提到过，Todoist 是我接收团队任务的渠道。但是它更大的作用在于和其他应用的联动，其中有：
- 在 Slack 里进行了一场的讨论，就通过 /todoist 任务 #个人 +Minja 往 Todoist 安排一个个人任务；
- 在 Trello 创建了 Power+ 选题卡片，就在 Todoist 安排一个写稿任务；
- Todoist 的 Power+ 项目里多了一个任务，就在 Slack 的 Power+ 频道里通知（比如 @minja 添加了一个新选题）。
- Todoist 的项目里有任务完成，就在对应项目组的 Slack 频道里通知大家；
- ……
Todoist 和 Slack、IFTTT 联动
这样，多数情况下我就可以在当前应用里完成任务的添加，不需要打开 Todoist。这对于保持工作中的专注是非常重要的，我不用放下手头的工作或者离开正在使用的应用就能直接加任务。
Slack：Power+ 营运相关任务
有一些任务，它们发生在特定应用里、在这个应用中就能够很快完成，比如我在 Slack 里有个任务，是定期查看读者的反馈，有没有什么问题没有回复。这种事，它发生在 Slack，也可以解决在 Slack，如果我们可以用 Slack 提醒我们的话，就没有必要再放到其它任务管理工具里。
Slack 提醒效果
想在 Slack 里设置提醒非常简单，于任意对话框中输入 /remind 某人或某频道 to 做某事 at 时间 句式的文字并发送就行，比如：
- 在晚上 8:00 提醒我发通知 /remind me to 发通知 at 8pm；
- 每早 10:00 集中检查评论 /remind me to 检查读者评论 at 10am every day；
- 每晚 8:30 提醒频道中的用户看通知 /remind #频道 记得看通知哦 at 8:30pm；
- 提醒 @文刀 下午检查读者评论 /remind @文刀 检查读者评论 at 4pm。
可以放心的是，这些消息是发送给 Slack 机器人的，和你聊天的人不会看到你发了这么一堆东西。
同样，你也可以用 /remind list 查看所有已有的提醒，点击「Delete」来删除其中已经不需要的提醒。
删除 Slack 提醒
提醒事项：管理琐碎任务
还有一类任务，和工作放在一起怎么看都碍眼，这就是日常琐事，像是买牙膏、打印文件等等。我把这些任务统一放到系统提醒事项中，随时查看、添加或打勾。
基于地理位置的提醒
实践中我发现这些琐事和地理位置的关系非常密切，而具体的时间倒是没那么严格。所以，我开启了基于地理位置的提醒，比如我经过了图书馆，提醒事项就会告诉我该还书了，防止我背着要归还的书出门一天又把它原样背回来。
基于地理位置的提醒
过去的一周里，我参考 Hum 的文章《精力记录的模版和方法》记录自己的精力变化，发现「忘记去某地做某事」是非常大的一个负面因素，也许忘记做的只是「买洗衣液」这种在任务四象限里最不重要也不紧急的小事，但这意味着我要再赶出门一趟，于是接下来的几个小时里我都为此耿耿于怀，精力不佳。
当然，你也许会问，Todoist 也能基于地点发送提醒，为什么还要另外加一个工具？因为借助另一个工具 TodayMind，我能够在通知中心直接完成了一套简易版的任务管理流程，不用打开应用，也不用考虑过滤等高阶操作。
形成「添加 - 查看 - 勾掉」的闭环
在锁屏显示提醒事项
如你所见，这样我就不用解锁手机点进 App 里。配合 iPhone 的抬起亮屏特性，每次只需要一抬、一划就能看到零碎任务，和掏出便笺本一样直观。这一整个处理零碎任务的过程中，我几乎都没有打开过提醒事项，可以说实现了「添加 - 查看 - 勾掉任务」的闭环。
小结
在把任务分开来管理的实践中，我也曾经遇到过一些问题，比如：
- 不能及时勾掉 Todoist 里的任务；
- 如果当日 Todoist 任务过多，任务邮件可能会被当成垃圾邮件；
- Slack 消息如果太多，提醒可能被淹没掉；
- ……
考虑到同步管理会让任务相互影响，潜移默化中会带来长期的负面作用，分开管理的瑕疵也就可以接受了。不过我也在继续改进自己的管理方式，慢慢解决这些问题——像第二条就已经解决了。
之前 Hum 和我说过，空闲时的任务管理都是假的，现在随着正式工作的时间越来越长，我也越发能体会到这句话。
同样在做任务管理，是不是也在同时使用多个管理工具？希望在评论中看到你的使用方法。
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