文刀漢三
07月25日
团队中的日历协作 | 工作日志
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我们常常说团队协作，团队之间需要共通的信息有很多。比如任务协作是工作进度和责任分配上的互通，文档协作是资料上的互通，而日历协作，则是时间安排上的互通。
公司会议、提前安排公司接下来的活动、公司节假日，这些都是公司的时间安排，在团队里及时保持这些信息的互通，可以帮助成员更灵活地安排自己的时间，也可以为接下来的任务提前做好准备。
和团队一起使用共享日历的好处
共享日历的第一个好处是能够进行统一通知，同时也能对参与人员起到备忘的作用。比如这周五要开一次全公司的集体会议，老板如果只在微信群里 at 所有人说周五开会，那么可能有些人看过之后很快就忘了，到了周五临开会前才匆匆忙忙想起来。不是所有人都有立刻记下任务的习惯，日历也是一样的，可能听的时候记得，过后很快就忘。除非天生记忆力极佳，否则我们应该找到一种方法或者工具帮助自己记录下来，辅助记忆。而且如果参会人数比较多，就相当于有一个人帮所有人记录下了任务/日历，也节省团队的时间。
当然有些日历 App 的提醒功能不是很灵活，每个人对日历的重视程度也不同，我建议创建日历事件后也要口头在群里说一声，作为补充提醒。
此外，不知道大家有没有注意到，除了布置会议的时候需要通知，其实我们在开会前也会再进行一次通知。一是提醒大家不要忘了，为待会儿的会议腾出时间。二是给大家提前准备的时间。有些会议不是两手空空直接去听领导讲话就可以的，而是需要我们提前思考会议讨论的问题，准备会议材料，这样才能更高效地开会。我们总吐槽大多数会议拖拉，但其实这跟会前准备不充分也有关系，每个人都到会议上才准备，会议时间自然拖得长。一方面我们应该有提前准备的意识，另一方面，日历工具的提醒功能也可以作为开始准备的闹钟。比如有的会议比较简单，那么我就设置 10 分钟前提醒开始准备。有的会议复杂，那么就提前 1 小时提醒开始准备。
共享日历的第三个好处是有留档作用。我常常会翻开日历，看看我们公司上一次举办活动是什么时候，以决定下一次活动的举办时间，尽量让两次活动不要相隔太近，也能督促我定期举办。日历某种意义上也是时间记录的一部分，它能确切地告诉我们过去的某个时间段，我们做了什么事。
如何进行日历协作
日历协作有三种用法，分别是单个日历事件邀请、订阅公开日历、共享日历。它们对成员所需的管理权限、以及你使用的日历服务有不同的要求。
1. 单个日历事件邀请
单个日历事件邀请是最灵活的一种方式。比如我接下来要和运营组的负责人李四开一个征文活动策划会议，同时参与会议的还有商务组的负责人赵五，那么我只需要在自己的日历软件中创建一个叫做「征文活动策划会议」的日历事件，然后在「受邀人」这一栏中填入李四和赵五的邮箱地址，他们就会收到一封邀请邮件，可以选择接受或者拒绝，邀请人这端也会显示对方的接收状态。
如果他们使用的日历服务支持 iCal 文件（我们一般在用的 iCloud、Google、Outlook 都支持），那么他们还可以通过点击附件来直接添加日历事件。
分享单个日历事件
如果他们刚好使用的也是 iCloud 日历服务，而且你填写的邮箱也刚好是他们的 iCloud 邮箱，那么他们就会在 iOS 的日历应用内直接收到邀请，操作起来更便捷，并且还可以单独添加提醒时间。
iCloud 日历事件之间的邀请
批量邀请的技巧
单个日历事件邀请虽然很灵活，但遇到人数比较多的时候，输入起来可能比较麻烦，另外也容易输漏。
我们可以借用 TextExpander 等文本替换工具，或者 Copied 等剪贴板工具来快速输入多个联系人，实现批量邀请。
TextExpander 和 Copied
注意每个邮箱地址要用半角逗号和空格隔开。
注：我原本打算使用 iOS 内置的文本替换来实现，但发现行不通。半角逗号 + 空格会将文本截断，导致输入出错。我也尝试更换成空格、顿号、软回车等符号，但也无法实现。如果你有找到更方便的解决方法，欢迎在评论中和大家分享。
2. 订阅公开日历
第二种日历协作的方式是订阅公开日历，可以由公司的一位管理人员来统一管理。首先需要单独建立一个日历列表，然后打开「公开日历」选项，将链接分享给其他员工，员工们可以使用各自的日历服务来订阅（日历服务需支持 webcal 协议，一般常见的都支持）。
公开日历
这种协作方式的好处是，只有建立日历的人才有编辑权限，订阅的同事没有编辑权限。
3. 共享日历
第三种日历协作方式是共享日历，和订阅公开日历不同的是，共享日历中所有人都有编辑的权限。但比较局限的是，共享日历需双方使用同一种日历服务，比如用 iCloud 日历的人就无法和用 Google 日历的人进行共享。
共享日历
应该选哪一种日历协作方式？
如果你只是偶尔分享会议事件，并且会议规模也比较小，那么更推荐使用单个日历事件分享的方式。因为这种分享方式更灵活，每次都可以邀请不同的人参加，并且不需要添加一堆无关的同事。
如果是公司中的集体会议、或者公司节假日、活动时间安排等事件，建议将第二种和第三种方式结合使用。比如老板、安排会议的同事、会议主持人、主管等角色，可以以共享日历的方式加入，而公司的其他员工，则以订阅公开日历的方式加入。这样就能比较灵活地处理权限问题，同时也方便其他同事直接订阅。你可以结合公司的实际情况以及规模大小，灵活组合这三种协作方式。
关于日历在不同服务之间的共通问题：
- 公开日历是跨服务的，基本上所有日历服务都能订阅公开日历；
- 共享日历则是只能在自己的服务内共享，无法跨平台；
- 单个日历事件邀请则算是半跨服务，我们可以给其它服务发送邀请，对方可以给予反馈（接受还是拒绝），但我们这边修改日历事件日期后，对方不会同步更新，而是会重新收到一封邮件。
对日历服务的思考
日历软件几乎都是基于通用的日历协议写的，你没什么改造细节的自由度。
比如优先级、标签、附件、过滤这些在 GTD 软件中被广泛利用的概念，在日历软件里却鲜少见到。
iCloud 日历对层级的管理也非常欠缺，比如一个团队里面往往有很多部门，这些部门没办法像任务管理软件那样分配到一个总的层级下，只能各自独立存在。
这些问题，Google 日历倒是解决得很好，有标签、有层级管理、可以插入附件。不过由于国内的网络原因，用起来可能没那么舒服。此外日历服务还有跨服务之间的通用性，和第三方服务的自动化结合等问题。
和日历服务类似，邮箱也是一个古老的协议。但不同的是，邮箱领域发生过几次大的变化。比如超大容量的 Gmail 改变了我们保存邮件的方式，Mailbox 让手势操作和 GTD 概念成为了邮箱软件的必备，Inbox 的智能分类收件箱又开辟出一条新的道路。陈旧的邮箱服务变得热闹起来，日历服务反而越来越像曾经的邮箱，不再受关注，也不再有新的变化。也许日历需要一次邮箱式的变革，至少是引人注目的。
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